Os 7 passos do gerenciamento de projetos

Autor: Fernando C. Barbi

De forma simples o autor define os 7 pontos de atenção principal para o Gerente de Projeto. São eles:

1. Escolha e adote uma metodologia
2. Comunique-se: não é só o peixe que morre pela boca!
3. Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades
4. Conheça os envolvidos e monte seu time
5. Desenvolva o cronograma junto com quem põe a mão na massa
6. Monitore os riscos e seja pró-ativo
7. Formalize o início e o encerramento do projeto

São pontos realmente nevralgicos na gestão de projteos, indepentende do foco do projeto (TI, reforma, etc ...). Alguns comentários pessoais sobre cada um dos itens:

1. Escolha e adote uma metodologia - Metodologia indica uma formalização de um processo. Através da metodologia/processo, os projetos podem ser mais facilmente comparados por manterem informações em formatos padronizados. A metodologia/processo inda traz outro benefício: Permite mais facilmente que as informações do projeto sejam de conhecimento do público. Importante para o Gerente de Projeto para conseguir alinhar bem os resultados previstos pelo projeto com os anseios dos stackholdes e sponsor.

Um ponto importante na implantação/uso de uma metodologia/processo: Esta deve ser adequada ao projeto. Projetos maiores e mais complexos, exigem metodologias/processos mais robustos para suportar a grande variedade de conteúdo gerado. Pequenos projetos, devem ser apoiados em metodologias mais simples, até porque, o público do projeto acaba sendo mais restrito.

A empresa TenStep (http://www.tenstep.com.br/) divulga em seu site uma metodologia bastante aderente ao PMBok 3ª Edition voltado para pequenos projetos (download aqui). Além disto, justificando meu posicionamento que a metodologia deve ser adequada ao projeto, divulga tambem mais dois processos: para grandes projetos e para programa (estes não tem download, pois são pagos ).

2. Comunique-se: não é só o peixe que morre pela boca! - "Quem nao se comunica se estrunbica" ... já dizia o Velho Guerreiro. Comunicação, em minha opinião, e acredito para a maioria dos profissionais que já se envolveram em projetos, é um dos processos que o Gerente de Projeto deve ter a maior atenção possível. Um trabalho mal feito de divulgação do status do projeto, mesmo que este esteja em dia ou adiantado, causa impactos negativos incríveis, e pior .... normalmente de difícil resgate.

A formalização do modo de comunicação deve ser um dos primeiros itens a serem desenvolvidos pelo Gerente de Projeto ... e mais ... deve ser consistentemente validado para verificar sua adequação ao momento.

Uma boa opção para apresentar o status do projeto pode ser o uso do modelo 5W2H (What, When, Where, Why, Who, How, How Much - O que, Quando, Onde, Por quê, Quem, Como, Quanto vai custar).

Cuidados ao Gerente de Projetos: Rádio-peão ... destroi toda uma estratégia em pouco tempo.

Tente ficar atento aos sinais e não se esquive de atacar esta forma de comunicação nao formalizada.

3. Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades - Escopo bem definido, e principalmente, bem compreendido por todos, ajuda na execução do projeto e aumenta em muitos as chances de sucesso.

Mais do que definir o escopo, a priorização dos itens também ajudará ao Gerente de Projeto nos momentos de crise do projeto. Identificando o que é necessário (alta prioridade) e o que é opcional (baixa prioridade), ajuda ao Gerente a reduzir pontualmente o escopo para atender a necessidades de revisão de custos e tempos, além de ajudar também a identificar atividades ou pacotes de trabalho que poderão contribuir com maior força no atendimento das necessidades dos stackholders.

Os itens menos prioritarios NÃO devem ser simplesmente esquecidos. Devem fazer parte de uma estratégia para atendimento pós implantação das itens de maior prioridade.

Não esquecer da teoria de "Jack": Escopo "variável" é um dos fatores de maior risco negativo para os projetos e o atendimento de novas necessidades pós fechamento do escopo vai deixar voce "por cima" junto aos Clientes/Usuários do sistema/produto fruto do projeto, mas será que os demais stackholders e principalmente ao sponsor, também terão esta visão ?

4. Conheça os envolvidos e monte seu time - A boa identificação de todos os stackholders obtidos tanto no início do projeto, quanto no desenvolvimento do escopo (principal fonte para obtenção de novos stackholders) é parte do processo de conhecimento dos envolvidos no projeto.

Além da identificação, certifique-se de conhecer o impacto que o projeto irá representar para cadas e também, o quanto estas pessoas estão interessadas em gerar sinergia para o projeto.

Uma pessoa mal intencionada no projeto e com "liberdade para atuar" pode desencadear uma "revolta" dos demais participantes do projeto, levando-o a uma situação crítica de forma rápida.

5. Desenvolva o cronograma junto com quem põe a mão na massa - Quem melhor para definir o esforço para executar uma tarefa que o próprio executante?

Refine as informações obtidas, principalmente com outros especialistas conhecidos ou mesmo com o seu sentimento. Ao verificar grandes distorções, revisão é a palavra. Alguém está com informação insuficiente para a decisão.

6. Monitore os riscos e seja pró-ativo - Os riscos identificados para o projeto irão se materializar ... com certeza.

Acompanhe as tarefas e chance de ocorrência dos riscos (identificados ou novos) ... atue. Não deixe que mais problemas levem o projeto para rumos desconfortáveis.

Riscos com planos de ações definidos e aprovados devem ser tratados tão logo ocorram ... a regra já foi definida e agora está em suas mãos executá-las tão logo sejam necessárias.

7. Formalize o início e o encerramento do projeto - Principalmente o final do projeto. É praxe o esquecimento desta tarefa. Sem ela, nos tornamos "donos" dos produtos dos projeto e não ficamos disponíveis para novos projetos. A área responsável deve acionada tão logo o produto final seja igual ao previsto pelo escopo.

Melhorias, evoluções devem sim ser tratadas como novos projetos.

A grande preocupação das áreas que recebem os produtos do projeto é que a burocracia interna irá impedir ou impor dificuldades, se o projeto for finalizado, para que ações de melhorias necessárias ou obrigatórias, verificadas com a implantação do projeto seja executadas num curto espaço de tempo.

Neste caso, volto ao item 1 acima: Metodologia. A metodologia de seleção de projetos deve atender as necessidades das áreas de forma distinta para projetos evolutivos e projetos de novos produtos, de forma a dar a área Usuária a visão que as melhorias poderão sim ocorrer num breve momento.

Um abraço é até a próxima.